Регистрация документов в электронный архив. как упростить?
Электронный архив представляет собой целый комплекс документов всей организации – здесь хранится бухгалтерская, кадровая и локально-нормативная документация.
Электронный архив представляет собой целый комплекс документов всей организации – здесь хранится бухгалтерская, кадровая и локально-нормативная документация. Учитывая потоки документов в организации, сотрудникам порой может не хватать времени на сканирование документов, которые необходимо внести в систему электронного документооборота и архив. Поэтому сегодня мы расскажем, как упростить процесс регистрации документов и ускорить этот процесс!
СЭД представляет своим пользователям целый комплекс функций, использование которых может вывести все предприятие на новый уровень взаимодействия с документами. К примеру, если раньше документы приходилось проверять вручную ответственному сотруднику, то сегодня достаточно загрузить документ в систему, и встроенная утилита просканирует его на наличие ошибок в реквизитах документа.
Также система предлагает автоматически обрабатывать документы сразу после проверки. То есть пользователю достаточно внести документ в систему, а далее он будет автоматически просканирован, все ошибки исправлены, а сам документ отправлен ответственному за его исполнение лицу.
Сценарий
Существует несколько типов функционала СЭД, направленных на ускорение процесса регистрации документов в архив.
Самый распространенный – это сценарий. Он представляет собой систему, при которой оператор сканирует все необходимые документы и запускает специальную утилиту. В интерфейсе утилиты он видит все отсканированные документы.
Следующий шаг – выбрать документ. На экране появляется карточка документа с полями реквизитов, а справа – сам скан документа, где видно расположение этих реквизитов. Так оператор находит нужный реквизит на скане и вносит его в соответствующую графу в карточке документа. При этом такие реквизиты как наименование организации-контрагента выбирается из встроенного справочника, что исключает ошибку в процессе написания. ИНН автоматически заполняется. А при указании суммы сделки, НДС рассчитывается программой автоматически.
Далее оператор завершает сканирование документа, закрывая его карточку. С этого момента документ сохраняется в электронном архиве и в дальнейшем может быть с легкостью найден по любому реквизиту, указанному в карточке.
Без наличия данной утилиты сотруднику пришлось бы оформлять каждый документ в электронный архив вручную. Это затратно как по времени, так и в финансовом плане не только для больших предприятий с широким потоком документов, но и для небольших компаний.
Это обусловлено тем, что сотрудник, занимающейся этой задачей, тратит массу времени на рутинные действия, в то время как мог бы заняться исполнением других своих должностных обязанностей.
Таким образом, система упрощения занесения документов в электронный архив способна значительно сократить расходы на данный процесс, снизив не только финансовые затраты, но и временные.
